その規約、4月から効いていません
― 桜井くんと集会の決議

区分所有法は毎年1問。その中でも集会（総会）は、招集の期間・請求できる人の割合・数え方・議長・議事録と、数字と言葉の入れ替えを狙われる場所です。令和8年4月1日施行の改正で、招集通知と決議の数え方が変わりました。改正の全体像（所在等不明者の除外・建替え・一括売却など）は「マンションの多数決が、変わった」で。今回は、総会を1回、案内状から議事録まで追いかけます。題材は 令和8年・問13。

「先輩、Ａさんの管理組合が6月に通常総会を開くそうで、案内状を見てほしいって。規約に『招集通知は会日の5日前までに発する』とあるので、5日前に配るつもりだそうです」

「その規約の条項は、もう効いていない」久保田さんは規約集をめくった。

「え？　規約って、管理組合が自分で決めたルールですよね」

「区分所有法35条1項は、会日より少なくとも1週間前に通知を出せと定めている。ただし書きで、規約で変えられるのは『伸長』だけだ。改正前は『伸縮できる』――縮めることもできたから、5日前の規約も有効だった。令和8年4月1日からは、延ばせるが縮められない」

「でも、規約はまだ書き換えていないそうですよ」

「改正法の附則に、古い法律のもとで作った規約の定めのうち、新しい法律とぶつかるものは、施行日から効力を失うという規定がある（附則2条3項）。規約に文字は残っていても、効き目はない。だから今は法律どおり1週間前だ。なお、施行日より前に招集の手続を始めていた集会は、前のルールのまま（附則2条2項）。6月の総会はこれからだから、新しいルールだな」

「案内状には、議題を書いておけばいいですか」

「『会議の目的たる事項』（議題）に加えて、『議案の要領』（議案の中身の要点）も示す。改正前は、規約の変更や共用部分の重大変更のような重い決議のときだけ要領が必要だったが、今はすべての集会で要る。それと、集会で決議できるのはあらかじめ通知した事項だけだ（37条1項）。当日いきなり出た議題は決められない。規約で別段の定めはできるが、特別の定数が決まっている事項は除く（同条2項）」

「宛先は、住んでいない人もいるんですけど」

「区分所有者が届け出た場所に。届出がなければその人の部屋のある場所にあてればいい。通常届くはずの時に届いたとみなされる（35条3項）。部屋が共有なら、議決権を行使する人（決まっていなければ共有者の1人）に出せば足りる（同条2項）。ちなみに、区分所有者全員が同意すれば、招集の手続そのものを省いて集会を開ける（36条）。『4分の3の同意で省略』は引っかけだ」

「Ａさん、もう一つ心配があるそうです。Ｂさんたち9戸が『管理費の値上げについて話し合う臨時総会を開け』と言ってきていると」

「集会を招集するのは管理者だ。そして少なくとも毎年1回は開かなければならない（34条1項・2項）。それとは別に、区分所有者の5分の1以上で、議決権の5分の1以上を持つ人たちは、議題を示して管理者に招集を請求できる（同条3項）。40戸なら頭数は8戸。9戸なら足りる。議決権も5分の1あるかは確かめておけ。この5分の1は、規約で減らすことはできる」

「Ａさんが放っておいたら、どうなります？」

「請求から2週間以内に、請求の日から4週間以内の日を会日とする招集通知が出なければ、請求したＢさんたちが自分で招集できる（同条4項）。『2週間』と『4週間』、どちらが何の期間か、入れ替えて出されるから気をつけろ」

「Ｂさんたちが開いたら、議長はＡさんですか」

「規約に別段の定めがなく、別段の決議もしなければ、議長は管理者か、集会を招集した区分所有者の1人だ（41条）。Ｂさんたちが招集したなら、その中の1人がなる」

「6月の総会の議題は2つだそうです。①理事の選任と、②規約の変更――1階の部屋についている専用庭をやめて、みんなの花壇にする案です。去年の出席は、委任状を入れて24戸でした」

「まず議決権の話から。議決権は、規約に別段の定めがなければ共用部分の持分の割合、つまり専有部分の床面積の割合だ（38条・14条）。そして決議は、区分所有者の頭数と議決権の『各』、両方で数える。今日は話を簡単にするため、1戸1票で考えよう」

「はい」

「①の理事の選任のような普通決議は、出席した区分所有者と議決権の各過半数（39条1項）。改正前は全員40戸の過半数だったが、今は出席者で数える。24戸が出席なら13戸の賛成で通る。普通決議には法律上の定足数はない」

「②の規約の変更は？」

「重い決議だから2段階だ。まず区分所有者と議決権の各過半数が出席していること。40戸なら21戸以上。そのうえで出席者の各4分の3以上の賛成（31条1項）。24戸の出席なら18戸だ。改正前は、来なかった人も分母に入れて40戸の4分の3、30戸が必要だった。欠席は反対と同じ扱いだったんだ」

「委任状の人も、出席に入るんですね」

「書面や代理人で議決権を行使した人は、出席者に数える（39条2項）。規約か集会の決議があれば、書面の代わりに電磁的方法で行使することもでき、書面と同じ扱いになる（同条3項）。それから、出席の『過半数』は規約で引き上げることはできる。一方、規約の変更の4分の3は、規約で下げられない。共用部分の重大変更の4分の3なら、規約で2分の1を超える割合まで下げられる――ここも比べて覚えておけ」

「建替えも、出席者の5分の4で……」

「そこは別だ。建替えのように部屋を手放させる決議は、今も全員が分母。そこは前のコラムで確かめてくれ」

「1階の専用庭を使っているのはＤさんの部屋です。Ｄさんは反対しそうだって。でも18戸集まれば勝ちですよね」

「そうはいかない。規約の設定・変更・廃止が、一部の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼすときは、その人の承諾が要る（31条1項後段）。判例は、変更の必要性・合理性と、その人が受ける不利益を比べて、不利益が我慢すべき限度を超えるときが『特別の影響』だとしている。庭を取り上げられるＤさんは、その典型になりうる。特別の影響に当たるなら、4分の3を集めても、Ｄさんの承諾がなければ、その変更はできない」

「多数決でも、一人を押しつぶせない仕組みなんですね。……あ、Ｄさんの部屋はＣさんに貸しているんでした。毎日庭を使っているのはＣさんです」

「Ｃさんのような占有者は、会議の目的について利害関係があれば、集会に出て意見を述べられる。ただし議決権はない（44条1項）。そのため招集する人は、通知を出したあと遅滞なく、日時・場所・議題・議案の要領を建物内の見やすい場所に掲示する（同条2項）。決まったルールは、建物や庭の使い方について、占有者のＣさんも守る義務を負う（46条2項）」

「最後に、Ａさんが『いっそ総会を開かず、書面で賛否を集めて済ませたい』と」

「混ぜやすいところだ。集会を開いたうえで、書面で議決権を行使するのと、集会そのものを開かずに書面で決議するのは別物だ。後者の書面（又は電磁的方法）による決議は、区分所有者全員の承諾が要る。1人でも反対すればできない（45条1項）。全員が書面で合意すれば、書面による決議があったとみなされ（同条2項）、集会の決議と同じ効力を持つ（同条3項）。ここは改正でも変わっていない。40戸で全員の承諾は、まず無理だろうな」

「じゃあ、総会は開くとして。終わったら議事録ですね」

「議長が、書面か電磁的記録で議事録を作る。議事の経過の要領と結果を書き、書面なら議長と、出席した区分所有者2人が署名する（42条）。『出席者全員』でも『1人』でもない。管理者は毎年1回一定の時期に、集会で事務の報告もする（43条）。――Ａさんには、5日前の案内状は作り直し、と伝えてくれ」

「はい。案内状は1週間前、議案の要領つき、ですね」桜井くんは手帳を開いた。